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Guida alla compilazione della scheda informativa allegata alla circolare n° 69/D del 3/12/2003 per l'adesione al servizio telematico

La presente pubblicazione si propone di guidare i soggetti che intendano avvalersi del servizio telematico doganale (E.D.I. = Electronic Data Interchange) alla corretta compilazione della dichiarazione e della scheda informativa da utilizzarsi per chiedere l’adesione al servizio.

Detti modelli (183 KB) sono stati pubblicati in allegato alla Circolare n° 69/D del 3/12/2003 (63 KB) ed hanno sostituito gli analoghi allegati alla circolare Circolare n° 230/D del 13/12/2000 (81 KB) e prima ancora alla Circolare n° 333/D del 27/12/1995 (27 KB).

Le informazioni richieste differiscono infatti da caso a caso, dipendendo:

  • dal tipo di documenti che si intendono inviare (dichiarazioni doganali, dichiarazioni sommarie, elenchi riepilogativi di acquisti e cessioni intracomunitarie, dichiarazioni in materia di accise, richieste dati di temporanea custodia);
  • dalla qualità del soggetto richiedente, se deve essere specificata in relazione alla o alle tipologie dei documenti che si vogliono trasmettere (per le dichiarazioni doganali va indicato se si tratti di importatore/esportatore, spedizioniere doganale o rappresentante indiretto; per gli elenchi Intrastat, se si tratti di soggetto obbligato o delegato);
  • dalla scelta di avvalersi o meno di un terzo che provveda al collegamento telematico (c.d. “fornitore di servizi”);
  • dalla scelta di affidare o meno ad altre persone (c.d. “sottoscrittori diversi dal richiedente”, indicati in precedenza come “dichiaranti in dogana”) il compito di apporre la firma digitale sui documenti inviati per via telematica;
  • dalla eventuale necessità di ottenere più autorizzazioni alla connessione, per poter distingure i flussi che debbano inviarsi a cura di diverse sedi operative di un medesimo soggetto.

Molti dei problemi riscontrati durante le attività di rilascio delle autorizzazioni al servizio sono dovuti proprio alla particolare posizione di alcune figure, che si trovano a svolgere contemporaneamente più ruoli all’interno di determinate strutture organizzative.

Ad esempio, è frequente il caso di più spedizionieri doganali che costituiscano società di spedizione ed inviino una unica istanza nella quale non è chiara la ripartizione tra i due ruoli.

Più correttamente, ciascuno degli spedizionieri può chiedere di essere singolarmente autorizzato ad inviare dichiarazioni doganali con il servizio EDI e la stessa cosa può chiedere la società di spedizione, che possiede partita IVA e che può anche svolgere il ruolo di soggetto delegato per la presentazione degli elenchi Intrastat. In genere la società affiderà ad uno o a tutti gli spedizionieri il compito di apporre la firma digitale sui propri invii telematici (in qualità di “sottoscrittori diversi dal richiedente”), e gli spedizionieri affideranno alla società il compito di provvedere al collegamento per i loro invii, cioè di svolgere il ruolo del “fornitore di servizi”. Quindi dovranno essere inviate più istanze, una per ciascun soggetto che chiede di essere autorizzato ad inviare documenti tramite il servizio E.D.I..

Con l’intento quindi di agevolare la compilazione della scheda informativa allegata all’istanza di adesione prevista dalla suddetta circolare 69/D, sono state illustrate nel seguito la definizioni e le funzionalità associate a ciascun tipo di soggetto, in modo si spera chiaro ed esauriente, almeno in relazione alle finalità della presentazione di tale istanza.

La lettura di queste pagine dovrebbe agevolare la compilazione dell’istanza, evitare il più possibile che gli utenti incorrano in errori formali e sostanziali, e ridurre quindi il lavoro degli addetti alla registrazione delle istanze accelerando il processo di rilascio delle autorizzazioni,. Qualora si verifichino delle problematiche non inquadrate in tali esempi, possono essere richieste informazioni all’indirizzo e-mail dogane.helpdesk.edi@agenziadogane.it.

Una volta inviata l’istanza di adesione corredata dalla scheda informativa (questa composta eventualmente di più fogli, in relazione al tipo di richiesta) possono essere richieste informazioni sull’iter della pratica, non prima di 60 giorni dall’invio, all’indirizzo e-mail dogane.helpdesk.edi@agenziadogane.it . Il tempo di evasione delle pratiche è di 90 giorni per i casi che non presentino errori di compilazione. Qualora la configurazione richiesta fosse incompatibile con l’infrastruttura o con la situazione precedente del soggetto che ha presentato la richiesta, quest’ultimo verrà contattato per telefono o e-mail.

L’iter della pratica si conclude con l’invio per posta di un avviso all’utente dove verranno indicate le modalità e il luogo di ritiro delle autorizzazioni.

Una volta che l’utente avrà ritirato le autorizzazioni potrà effettuare prove di trasmissione. Per qualsiasi problema, in questa fase l’utente dovrà contattare esclusivamente il numero verde 800-257428 avendo l’accortezza di farsi rilasciare il numero della chiamata e l’identificativo dell’operatore. Tali informazioni andranno necessariamente citate in seguito per eventuali solleciti.

Il servizio telematico doganale, dopo l’estensione alle nuove tipologie di documenti indicate nella Circolare 69/D e alle ulteriori a cui verrà esteso nel prossimo futuro, si correderà di altri servizi per l’utenza, quali la funzione di interrogazione del conto di debito, l’accettazione di firme digitali rilasciate da Enti certificatori ulteriori rispetto all’Agenzia delle Dogane, l’accettazione delle stesse istanze di adesione al servizio attraverso Internet con l’abbattimento dei tempi odierni di attesa, ecc.

Per questi nuovi sviluppi e per il potenziamento del servizio che è stato già avviato, ricoprono ruoli fondamentali la collaborazione e la comprensione degli utenti, per le quali fin d’ora si ringrazia.

Ufficio Qualità e sviluppo competenze I.C.T.