L'istanza per ottenere l'erogazione della restituzione diretta deve essere obbligatoriamente presentata su di un apposito modulo, il quale dovrà essere compilato in ogni sua parte e firmato in originale dal titolare del diritto (intestatario della bolletta ovvero intestatario del titolo agrex o di restituzione); in particolare deve essere barrata la casella restituzione e quella esportazione. L'istanza dovrà essere inoltrata entro i termini perentori fissati dall'art.46 del Reg. Ce 612/09

L'istanza può essere presentata a mano presso l'Ufficio accettazione del SAISA o inviata a mezzo posta o corriere al seguente indirizzo: Servizio autonomo interventi settore agricolo - Via Mario Carucci 71, 00143 ROMA (zona Eur Cecchignola - Tor Pagnotta). L'accesso all'Ufficio accettazione è posto all’interno dell'Agenzia, palazzina C, piano terra, stanza CT09.

In caso di spedizione, per la prova della tempestività, farà fede il giorno di spedizione del plico e il SAISA, a seguito dell'inoltro dell'istanza, invierà all'operatore il numero di cronologico identificativo della medesima, necessario per seguire l'iter procedurale.
In caso di presentazione a mano, gli operatori devono presentare l'istanza presso l'ufficio accettazione del SAISA aperto nel seguente orario:

Mercoledì dalle 10.00 alle 12.00

Nel caso di presentazione a mano, le istanze saranno presentate direttamente agli addetti allo sportello i quali inseriranno nel sistema informatico i dati essenziali dell'istanza (da presentarsi su apposito modulo). Successivamente sarà assegnato un numero di cronologico progressivo ad ogni istanza, il quale la individuerà in tutto l'iter procedimentale che porterà alla erogazione della restituzione.

All'operatore viene poi rilasciata una ricevuta che riporterà il citato numero di cronologico e la data di presentazione dell'istanza. La data del cronoligico costituirà il momento iniziale del procedimento amministrativo connesso (come previsto dalla L. 241/90).

L'istanza viene punzonata dall'ufficio Accettazione nella stessa giornata di presentazione e fascicolata con una copertina riepilogativa dei dati.

Si segnala l'importanza di inserire nell'istanza di restituzione copia della lettera di trasmissione delle dichiarazioni doganali da parte della dogana competente al SAISA in modo da consentire all'Ufficio Accettazione una più facile ricerca delle bollette doganali oggetto della restituzione. L'eventuale assenza della citata lettera può comportare l'irricevibilità dell'istanza stessa.

In caso di presentazione per posta gli adempimenti dell'operatore e dell'Ufficio Accettazione sono gli stessi. In particolare si segnala che è preferibile una trasmissione della documentazione e dell'istanza tramite raccomandata (farà fede la data di spedizione per il conteggio dei termini previsti dal Reg. Ce 612/2009). La ricevuta sarà trasmessa per posta al diretto interessato.

Si fa presente che l'iter procedurale dell'istanza, dal momento della presentazione alla emissione dell'ordinativo di pagamento, può essere seguito sia dall'operatore che da un suo delegato. A tal fine deve essere prodotta una delega ufficiale nella quale devono essere indicati il nome del delegante e del delegato, i rispettivi recapiti e il numero di codice fiscale, la durata della delega.

All'istanza dovranno essere allegati:

Si rammenta che l'istanza di restituzione deve essere firmata in originale dal titolare del diritto (intestatario della bolletta doganale ovvero intestatario del titolo agrex/restituzione ovvero cessionario del credito)
Il diritto alla restituzione può essere ceduto esclusivamente in virtù di idoneo atto notarile di cessione di credito debitamente notificato al SAISA. In tal caso l'istanza deve essere altresì, corredata da una dichiarazione con la quale il cessionario si dichiari consapevole che il pagamento della restituzione, a seguito di controllo a posteriori, potrebbe essere riconosciuto indebito e, per ciò stesso, il medesimo cessionario si impegni a rimborsare, senza opporre eccezioni di sorta, a prima richiesta del SAISA ed entro 20 giorni dalla richiesta medesima, l'importo indebitamente percepito.
Resta inteso che non è utilizzabile la cd. girata della dichiarazione doganale di esportazione.