Quali sono i tempi per la trattazione delle istanze e per le eventuali risposte a nota?

Secondo quanto previsto dall'art. 46 del Reg. Ce 612/2009, l'organismo pagatore delle restituzioni all'esportazione deve trattare le istanze di restituzione entro 3 mesi dalla  data di ricezione delle medesime, tranne nei casi di forza maggiore,di una specifica indagine amministrativa concernente il diritto alla restituzione (ad esempio quesiti sui documenti d'importazione, per cui il versamento avrà luogo soltanto dopo il riconoscimento del diritto alla restituzione), di applicazione della compensazione di cui all'articolo 49, paragrafo 2, secondo comma della citata normativa comunitaria.

Lo stesso termine è in vigore per le cosiddette risposte a nota, cioè per le istanze che dopo la prima trattazione sono state poste in stato istruttorio per carenza della documentazione amministrativa o commerciale prevista dal Reg. Ce 612/2009 e dal Codice doganale comunitario.

Se l'istruttoria è diretta in dogana la pratica è riesaminata non appena pervenuta la risposta.

La restituzione viene versata, su domanda specifica dell'esportatore, unicamente dallo Stato membro nel cui territorio è stata accettata la dichiarazione di esportazione e la stessa è presentata per iscritto su di  un modulo predisposto dal SAISA.
L'istanza relativa al versamento della restituzione o allo svincolo della cauzione viene presentata, salvo cause di forza maggiore, entro dodici mesi dalla data di accettazione della dichiarazione di esportazione per avere l'intera restituzione spettante, mentre la restituzione è erogata nella misura dell'85% se l'istanza è presentata all'Organismo pagatore tra il 12° e il 18° mese dalla data dell'espletamento delle formalità doganali di esportazione. L'istanza presentata oltre il termine dei 18 mesi viene rigettata con formale provvedimento di reiezione.

Cosa accade al momento della presentazione dell'istanza all'Ufficio accettazione del SAISA?

Gli operatori possono presentare al SAISA le istanze di restituzione sia per posta o corriere, sia presentandosi direttamente, o tramite Delegato, all’Ufficio accettazione del SAISA aperto al pubblico dal lunedì al venerdì dalle ore 08.45 alle 13.15 ed il giovedì dalle ore 14.30 alle 16.00. L 'Ufficio accettazione è sito al piano terra della palazzina C – stanza CT09 - del compendio dell'Agenzia delle Dogane in Via Mario Carucci 71, Roma (zona Eur Cecchignola - Tor Pagnotta).

Presso l’Ufficio Accettazione gli interessati troveranno uno sportello al pubblico dove gli addetti al servizio,previa breve analisi dell'istanza e del relativo carteggio, procederanno alla attribuzione del numero di protocollo ASP. Successivamente sarà assegnato un numero SAISA progressivo ad ogni istanza che la identificherà in tutto l'iter procedimentale che porterà alla erogazione della restituzione.

All'operatore viene poi rilasciata una ricevuta che riporterà il citato numero SAISA e la data di presentazione dell'istanza. La data del numero SAISA costituirà il momento iniziale del procedimento amministrativo connesso (come previsto dalla L. 241/90).

L'istanza viene punzonata dall'ufficio Accettazione con la data di acquisizione e fascicolata con un acopertina riepilogativa dei dati.

Si segnala l'importanza di inserire nell'istanza di restituzione copia della lettera di trasmissione delle dichiarazioni doganali da parte della dogana competente al SAISA, in modo da consentire all'Ufficio accettazione una più facile ricerca delle bollette doganali oggetto della richiesta di restituzione

In caso di presentazione per posta o corriere gli adempimenti dell'operatore e dell'Ufficio accettazione sono gli stessi. In particolare si rammenta che ai sensi della normativa comunitaria, la data da prendere in considerazione per il conteggio dei termini previsti dall'art. 46 del Reg. Ce 612/2009 sarà quella della raccomandata, quella della presa in consegna della documentazione da parte del vettore privato o quella in cui il SAISA riceve la documentazione, qualora la stessa sia inoltrata per posta semplice o consegnata direttamente agli sportelli dell'ufficio.

Qual´è la procedura in caso di reiezione delle istanze?

Quando il SAISA esamina le istanze di restituzione, le stesse possono essere liquidate, poste in istruttoria o respinte. Quest'ultimo caso si verifica per mancato rispetto dei termini previsti dal Reg. CE 612/2009, per mancata presentazione della documentazione prevista dalla normativa comunitaria, per problematiche legate alla mancata prova della definitiva uscita della merce dal territorio doganale della Comunità, per irregolarità legate al titolo export e per altri motivi connessi alla incompletezza della documentazione. In tali casi il SAISA pone l'istanza informaticamente in stato R (respinta) e predispone un formale provvedimento di reiezione, firmato dal Direttore dell'area B, con il quale si comunicano alla ditta le motivazioni del provvedimento e il dispositivo normativo violato. Il provvedimento viene inoltrato – a mezzo raccomandata A.R. - alla ditta interessata, la quale potrà presentare ricorso straordinario al Capo dello Stato, per motivi di legittimità, entro 120 giorni dalla data di ricevimento del provvedimento o, in alternativa, ricorso all'Autorità giudiziaria ordinaria competente per territorio.
Con istanza formale l'interessato può presentare anche ricorso in autotutela direttamente al SAISA.

Si può rinunciare alla restituzione richiesta con una istanza o a parte di essa?

Si, ciò è possibile e avviene in ambedue i casi con una istanza di parte riferita al numero SAISA assegnato all’atto della presentazione della domanda di restituzione. Si può rinunciare a tutta la restituzione richiesta per una istanza, ad esempio, se ci si rende conto di non poter produrre la documentazione nei termini previsti dalla normativa comunitaria o se non si riesce a presentare la prova dell’’uscita definitiva della merce dal territorio doganale della Comunità. Si può rinunciare a parte della restituzione se, ad esempio per un singolo prodotto di base non si possono provare le caratteristiche previste dalla normativa di settore o se per un articolo (in caso di bolletta con più singoli) si è nell’impossibilità di presentare la necessaria documentazione.
In ogni caso l’Ufficio redigerà una nota indirizzata all’interessato in cui si motiverà l’operato del Saisa collegandolo alla espressa rinuncia comunicata dalla parte.

Cosa accade se la ditta presenti due istanze di restituzione per la medesima bolletta?

In tal caso l’Ufficio, a seguito di segnalazione del sistema informatico, procede all’annullamento della seconda istanza (in caso di singola dichiarazione doganale) o alla modifica nel numero di bollette (se vi sono più dichiarazioni).

Quando possono essere concessi i termini supplementari previsti dall'art. 46 del Reg. Ce 612/2009?

I termini supplementari possono essere concessi dal SAISA per la presentazione della documentazione comprovante la definitiva importazione della merce e del documento di trasporto. La concessione dei termini supplementari viene valutata sulla base delle motivazioni addotte dalla ditta ed è fondata di norma sulla richiesta formale da parte della ditta che dovrà essere presentata entro il termine di 12 mesi - dalla data di accettazione della dichiarazione doganale di esportazione- per ottenere l’erogazione della restituzione nella misura del 100%. I termini supplementari non possono essere oggetto di ulteriore proroga. Se la documentazione viene prodotta entro i primi sei mesi successivi alla scadenza dei termini supplementari, la restituzione verra' erogata nella misura dell'85%. La richiesta di termini supplementari dovrà essere accompagnata dalla documentazione probatoria attestante i tentativi svolti per ottenere la documentazione ( fax di richiesta all’acquirente estero, e- mail ect…)

Normalmente i termini supplementari sono concessi dal Saisa nella misura di 90 giorni che decorrono dalla data di ricevimento della raccomandata con la quale l’ufficio comunica all’operatore la concessione dei termini supplementari.