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L'iter procedurale che si svolge presso la dogana competente territorialmente inizia con la presentazione della dichiarazione doganale.

Preliminarmente è opportuno segnalare che il dichiarante può essere direttamente il proprietario della merce o un suo rappresentante.

Pertanto possono essere individuati i seguenti soggetti:

• il proprietario della merce
• il rappresentante del proprietario che può essere:
  • un dipendente/procuratore che agisce in nome proprio e per conto del proprietario (rappresentanza indiretta), munito di appositi poteri e non iscritto ad alcun albo. Agisce sotto la responsabilità del proprietario delle merci.
  • lo spedizioniere doganale, che agisce in nome e per conto del mandante (rappresentanza diretta). E' una persona fisica abilitata alla professione di rappresentare i terzi nei confronti della dogana, è iscritto all'albo degli spedizionieri doganali ed è in possesso di una patente rilasciata dal Ministero delle Finanze.
  • il procuratore dello spedizioniere doganale

L’esportatore deve presentare le merci e la relativa dichiarazione di esportazione e, ove richieste specifiche autorizzazioni/licenze/titoli all’ufficio doganale di “esportazione” che, ai sensi dell’art. 161, p. 5 del codice doganale comunitario, Reg. (CEE) 2913/92, è l’ufficio doganale responsabile per il luogo ove l’esportatore è stabilito o le merci sono imballate o caricate.

La dichiarazione doganale deve essere trasmessa all’ufficio doganale di esportazione in formato elettronico ai sensi dell’art. 787 delle Disposizioni di Applicazione del codice doganale comunitario, Reg. CEE 2454/93 (d’ora in poi DAC), tramite le apposite funzionalità del sistema informatico dell’Agenzia AIDA. Il sistema unionale denominato ECS (Export Control System) gestisce lo scambio di dati tra gli uffici doganali di esportazione e gli uffici doganali di uscita nazionali e comunitari. La Fase 1 dell’ECS, avviata a decorrere dal 1° luglio 2007, ha consentito di attuare un controllo delle operazioni doganali di esportazione e di essere lo strumento primario per la certificazione dell’uscita della merce dal territorio doganale della Comunità sia ai fini doganali che fiscali. La Fase 2 dell’ECS, avviata a decorrere dal 1° luglio 2011, ha assicurato l’espletamento degli adempimenti previsti dalla regolamentazione doganale unionale in materia di “sicurezza”.

L’ufficio di esportazione procede ad accettare la dichiarazione e a procedere all’analisi dei rischi ai fini fiscali e di sicurezza. All’operazione viene assegnato un numero di riferimento MRN (Movement Reference Number).

Espletati tali adempimenti, l’ufficio di esportazione svincola le merci per la definitiva esportazione a condizione che esse lascino il territorio doganale alle stesse condizioni in cui si trovavano quando la dichiarazione di esportazione è stata accettata. Al momento dello svincolo l’ufficio doganale consegna all’operatore/esportatore il Documento di Accompagnamento Esportazione (DAE). In caso di procedura di domiciliazione, il DAE è stampato, a seguito del messaggio di svincolo da parte della dogana di esportazione, direttamente dall’operatore economico. La merce, unitamente al suddetto DAE devono essere presentati all’ufficio doganale di uscita che, ai sensi dell’art. 793 delle DAC, corrisponde solitamente all’ultimo ufficio doganale prima dell’uscita delle merci dal territorio doganale dell’Unione Europea. Quest’ufficio verifica che la merce presentata corrisponda a quella dichiarata, riscontrando anche l’uscita fisica delle merci dal territorio dell’UE.

Avvenuta l’uscita, l’ufficio doganale invia il messaggio elettronico denominato “risultati di uscita” attraverso AIDA all’ufficio di “esportazione”. In caso di esito positivo, il messaggio “uscita conclusa” costituisce prova dell’uscita della merce dal territorio doganale dell’Unione. Qualora vi sia il riferimento della conclusione dell’operazione con difformità riscontrate, l’operatore economico dovrà recarsi presso l’ufficio di esportazione per la rettifica della dichiarazione doganale.

L’operatore può verificare lo stato dell’operazione digitando il proprio MRN relativo all’operazione nella sezione e-customs - AES/ECS messaggio del sito Internet dell’Agenzia.

Ai sensi dell’art. 793 ter, la merce svincolata per l’esportazione deve uscire dal territorio doganale della Comunità entro 90 giorni dalla data dello svincolo. Per quanto concerne strettamente le esportazioni con diritto a restituzione FEAGA la merce deve risultare uscita definitivamente dal territorio doganale dell’Unione entro 60 giorni dall’espletamento delle formalità doganali. L’eventuale tardiva uscita della merce, non giustificata, comporta l’applicazione di penalità/riduzioni alla restituzione spettante. La normativa unionale vigente prevede anche eccezioni al termine di 60 giorni (estendibili fino a 88 giorni in caso di trasbordo).

Si rammenta che, allo stato, l’Organismo pagatore acquisisce comunque la copia cartacea dell’esemplare 3a del DAU e la stampa delle attestazioni/messaggi afferenti l’uscita della merce dal territorio doganale dell’Unione nonché documenti doganali quali il certificato di analisi e l’esemplare di controllo T5; ciò per salvaguardare la pista di controllo monitorata anche dalla società di certificazione che riscontra annualmente la conformità delle attività dell’Organismo pagatore alle disposizioni unionali vigenti. In futuro sarà valutata la completa dematerializzazione del DAU già in fase avanzata di attuazione attraverso al migrazione della piattaforma informativa del SAISA in AIDA.

Per opportuna conoscenza si rammenta che il DAU fu istituito con il Reg. Cee 2913/92, dal 01.01.1993 e la sua applicazione è stata attuata attraverso il Reg. 2454/93. Il DAU veniva (e viene ancora) utilizzato in tutti i casi in cui un prodotto viene vincolato ad uno qualsiasi dei regimi summenzionati e, conseguentemente, a tutti i casi di esportazione definitiva della merce.

La dichiarazione viene redatta anche telematicamente in una delle lingue ufficiali della Comunità e deve contenere una serie di indicazioni obbligatorie. Per quanto attiene l’esemplare 3a si rimanda alla specifica pagina web, chiarendo che ogni tipologia di requisito viene associato ad un codice ad hoc nell’ambito della redazione telematica della dichiarazione doganale.

I formulari cartacei usati in precedenza erano stampati su carta chimica di color bianco.

Nel compilare il DAU occorreva evidenziare codici specifici, con particolare riguardo alla casella 1 (ed in particolare nelle relative sottocaselle) e 37. Nel casi in cui il DAU base non riusciva a contenere tutti i prodotti oggetto della dichiarazione era possibile utilizzare gli esemplari bis, nel caso specifico della restituzione FEAGA i 3a bis.

Si rammenta che, oltre al citato 3a, gli altri formulari rilasciati in caso di esportazione definitiva della merce (invio definitivo di merci comunitarie al di fuori del territorio doganale della Comunità) sono:

• esemplare 1 del DAU che rimane agli atti della dogana di esportazione
• esemplare 2 del DAU rilasciato per la statistica del paese di esportazione
• esemplare 3 del DAU per l'esportatore
• esemplare 3b del DAU per esportazione di materiale ferroso (es. lattine contenenti pomodori pelati)

Per quanto concerne i controlli, nel rimandare alla pagina ”il sistema dei controlli” per quanto attiene strettamente le restituzioni FEAGA, si rappresenta che l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli utilizza uno specifico circuito di controllo che consente di assicurare controlli in tempo reale selezionati in base ad un puntuale sistema di analisi del rischio. Attraverso questo strumento è possibile valutare le dichiarazioni doganali presentate dagli operatori/esportatori utilizzando specifici profili di rischio inseriti a sistema dalla Direzione Centrale competente integrati con le indicazioni provenienti dalle analisi dei rischi predisposte a livello locale. Pertanto l’Agenzia delle Dogane ha adottato, per lo svolgimento dei controlli sulle merci in importazione, esportazione e transito, una metodologia di carattere selettivo su tutte le dichiarazioni (da e per paesi terzi, escludendo, quindi, le operazioni tra i 27 paesi comunitari), fondata sul predetto sistema di analisi dei rischi.

Attraverso il Circuito doganale di controllo e ai sistemi locali predisposti le operazioni vengono selezionate secondo la tipologia di controllo cui sottoporre le dichiarazioni; le opzioni previste dal sistema sono:

• controllo fisico delle merci (VM);
• controllo mediante scanner dei mezzi di trasporto e dei container (CS);
• approfondito controllo documentale della dichiarazione e della documentazione allegata (CD);
• controllo automatizzato (CA).

In sostanza ogni dichiarazione doganale presentata, anche quelle residuali cartacee, viene trattata dal sistema ed esaminata dal suddetto Circuito Doganale di Controllo che provvede ad indirizzarla ad uno dei 5 canali di controllo (verde, giallo, arancio, rosso e blu) in relazione ai circa 6.000 profili di rischio eventualmente associati ad uno o più elementi della dichiarazione (ad esempio origine, provenienza, merci, imballaggi etc).

I canali sono:

• canale rosso - controllo documentale e fisico delle merci(VM);
• canale arancione – controllo documentale e verifica “scanner” (raggi-x) dei mezzi di trasporto e dei container (CS);
• canale giallo - controllo documentale della dichiarazione e della documentazione allegata(CD);
• canale verde – controllo automatizzato(CA);
• canale blu - controllo a posteriori con revisione dell’operazione effettuata.

La definizione dei profili di rischio viene monitorata, rideterminata ed implementata sulla base di una costante attività di intelligence che esamina e valutale informazioni ricavate dalla verifica dei flussi e dalla consultazione ed incrocio dei dati provenienti dai databases nazionali ed unionali. Ciò determina un circuito virtuoso che consente all’intero sistema di adattare i profili di rischio in rapporto ai risultati dei controlli effettuati che sono registrati nella piattaforma informativa. Ciò consente di accrescere l’efficacia e la selettività dei controlli, riducendone progressivamente la quantità sulle base dell’esperienza maturata cristallizzata nei risultati delle verifiche effettuate.

Nell’ambito del controllo fisico sulla merce il funzionario doganale può chiedere l'apertura dei colli, per verificarne il contenuto e la sua conformità al dichiarato; in caso di dubbi circa la classificazione delle merci si potrà prelevare un campione in sestuplo per l'invio al competente laboratorio chimico per l'analisi del campione prelevato. Si rammenta che in caso di esito difforme la ditta potrà instaurare una controversia con la competente dogana ed il competente laboratorio; in caso di conferma dell'esito dell'analisi la restituzione è subordinata all'applicazione dell'articolo 48 del Reg. Ce 612/2009, inerente le sanzioni da applicare all'operatore.

Il risultato della visita viene riportato nella casella D della dichiarazione doganale, ove viene riportato anche l'eventuale controllo fisico (ex Reg. Ce 1276/08) effettuato sulla merce. Al termine della visita i colli aperti saranno richiusi e sigillati nuovamente.

Si rammenta infine che, attraverso un processo volontario di audit, le imprese possono ottenere la certificazione del grado di affidabilità, secondo il modello comunitario denominato AEO (Authorized Economic Operator) a cui è collegato un livello di controllo personalizzato. Attualmente sono circa 700 i soggetti che hanno ottenuto i diversi profili di certificazione AEO esistenti.

Attraverso il profilo ARO si risponde ad una esigenza crescente di profili di safety, alla necessità di tutelare maggiormente le catene logistiche internazionali, di riconoscere agli operatori economici affidabili vantaggi nell’espletamento delle formalità doganali ed un riconoscimento tangibili del loro profilo di sicurezza.

In sostanza agli operatori individuati come sicuri, garantiti e affidabili viene attribuita una sorta di “marchio di qualità” riconoscibile assegnato attraverso il rilascio di un certificato (art. 14 bis, paragrafo 1 delle DAC), in conformità con il modello dell’allegato 1/quinquies del Reg.(CE)1875/2006. Questo certificato viene riconosciuto in tutto il territorio dell’Unione e permette di utilizzare procedure doganali semplificate doganali e di controlli in materia di sicurezza attraverso un canale agevolato. Esso non è soggetto a scadenza ma a possibile verifiche successive al rilascio, che ove non sussistessero più le condizioni, possono determinare la sua revoca.

Altre tipologie di procedure per il rilascio delle dichiarazioni doganali

La normativa doganale unionale prevede anche tutta una serie di misure atte a ridurre e semplificare le formalità doganali in determinate situazioni; in particolare sono identificati diverse tipologie di procedure semplificate.

Tipi:

1.Dichiarazione incompleta

procedura che consente di presentare, previa autorizzazione, la dichiarazione sul DAU senza la compilazione di alcune caselle e senza allegare i documenti giustificativi previsti. Ciò è ritenuto accettabile a condizione che entro un mese sia presentata in dogana la dichiarazione sostitutiva o complementare.

Esiste un contenuto obbligatorio minimo per tale forma di dichiarazione. esso è costituito da:

• identità ed estremi del dichiarante
• sottoscrizione del dichiarante
• destinazione doganale
• identificazione della merce
• elementi per determinare il valore

Tale dichiarazione può essere utilizzata per tutti i regimi doganali

2.Dichiarazione semplificata

si può presentare, se autorizzati, la dichiarazione su di un documento commerciale, amministrativo accompagnato da una dichiarazione semplificata dalla quale si evincano almeno gli elementi per identificare la merce ed il regime doganale al quale si intende vincolarla.

E' utilizzabile per tutti i regimi ed è concessa di norma dietro presentazione di una garanzia, atta a tutelare i diritti gravanti sulla merce.

3.Procedura di domiciliazione

Nel caso di domiciliazione, il titolare della merce, autorizzato, può non presentare in dogana le merci e la relativa dichiarazione, potendo vincolare la merce ad un regime doganale nei propri locali, in modo che la documentazione venga presentata all'Ufficio doganale solo successivamente attraverso supporto cartaceo o per via telematica.

L'autorizzazione viene concessa (dalla autorità doganale competente per territorio) a qualsiasi persona fisica e giuridica che ne abbia i requisiti quali ad esempio l'affidabilità finanziaria, l'abitualità ad esportare etc.)

E' necessario che il soggetto autorizzato specifichi le destinazioni doganali per le quali si vuole essere autorizzati e il tipo di merce oggetto dell'autorizzazione (alcune peraltro possono essere escluse per la loro particolare natura).

In tutti i casi di domiciliazione l'autorità doganale redige un vero e proprio disciplinare di servizio, nel quale è regolamentata la procedura, gli oneri dell'operatore, la tempistica per procedere a tutte le eventuali visite da parte della dogana e in generale l'iter procedurale.

Procedura:

1) la ditta beneficiaria deve preavvisare la dogana competente prima di effettuare la spedizione o prima di rimuovere i sigilli sul trasporto proveniente dall'estero per consentire all'autorità doganale di effettuare gli eventuali controlli fisici.

2) registrazione dell'operazione in appositi registri, vidimati dalla dogana.

3) dichiarazione presentata in dogana entro 3 giorni per la registrazione nei propri registri.

4) scritture contabili sottoposte a controlli a campione.

La procedura di domiciliazione è utilizzabile per tutti i regimi doganali.