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A seguito della missione di controllo svolta dai servizi della Commissione nel maggio 2003 per verificare l’applicazione in Italia della normativa in materia di prefinanziamento della restituzione, i controllori hanno contestato il fatto che in alcuni casi le ditte verificate non avevano una contabilità di magazzino specifica, ad uso doganale, per le operazioni di prefinanziamento.

Al riguardo la Commissione ha precisato che la predetta contabilità non può essere sostituita dalla più generale contabilità di magazzino tenuta per fini tecnici-produttivi dall’operatore e l’inesistenza della stessa può dar luogo a rettifica finanziaria.

Il rilievo appare corretto anche perché il regime del prefinanziamento, come è noto, è assimilato al regime del perfezionamento attivo per quanto riguarda le procedure di controllo ed i tassi di rendimento ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 3 del Regolamento (CEE) n° 565/80, come sostituito dall’articolo 1 del Reg. CE n° 444/2003.

La contabilità da instaurare deve essere pertanto una contabilità simile a quella prevista per le operazioni di temporanea importazione che permetta ai funzionari doganali incaricati del controllo di individuare in ogni momento lo stato delle scorte, dei prodotti lavorati e dei prodotti esportati relativamente ad ogni singola operazione di prefinanziamento.

A tal fine possono essere utilizzati registri manuali di carico e scarico, preventivamente vidimati dal competente ufficio doganale, oppure registri informatizzati, preventivamente approvati dallo stesso, di cui deve essere estratta stampa almeno settimanalmente, da conservare tra la documentazione contabile della ditta, a disposizione degli organi di controllo nazionali e comunitari.

Nei predetti registri debbono essere indicati quotidianamente tutti i dati relativi all’introduzione e alla movimentazione dei prodotti assoggettati al prefinanziamento.

In particolare debbono essere presenti almeno le seguenti informazioni:

  • numero della dichiarazione di pagamento della COM7
  • natura e i codici di restituzione del prodotto assoggettato al regime
  • data di assoggettamento al regime
  • quantità del prodotto assoggettato al regime
  • indicazione del magazzino, della cella o del deposito frigorifero dove è stato introdotto il prodotto assoggettato al regime (come è noto dal 1° ottobre 2003 non è più ammesso lo scarico per equivalenza)
  • quantità lavorate giornalmente
  • quantità residue in magazzino
  • numero e data delle dichiarazioni di esportazione EX1
  • codici di restituzione e quantità esportate (peso lordo e netto)

Gli uffici doganali delegati a rilasciare l’autorizzazione al prefinanziamento dovranno preventivamente appurare che la ditta richiedente sia in possesso del predetto registro o imporne l’istituzione in sede di autorizzazione come precisa condizione.

Gli uffici che esercitano la vigilanza sull’operazione dovranno verificare, già al momento dell’accertamento della quantità assoggettata al regime e nei successivi controlli, che siano state effettuate le relative annotazioni sul registro e che le stesse siano conformi alla reale situazione di magazzino.

In occasione delle suddette verifiche i funzionari apporranno un proprio visto, datato e firmato, sul registro o sulla stampa informatizzata dello stesso, accanto all’ultimo dato accertato, ferma restando la possibilità di compilare contestualmente un processo verbale con l’indicazione degli accertamenti svolti e dell’esito degli stessi.

Al riguardo si ritiene opportuno sottolineare che gli organi di controllo comunitari, a seguito delle verifiche che per lo più effettuano “a posteriori”, fondano le loro conclusioni sul corretto svolgimento dell’attività doganale di vigilanza prendendo a base quanto riportato nel relativo processo verbale, con la conseguenza che tutto ciò che non è indicato nello stesso è dato come non svolto.

Si raccomanda pertanto che, in futuro, per tutti i controlli effettuati sulle operazioni di prefinanziamento vengano redatti processi verbali molto dettagliati in modo da evitare possibili contestazioni, “a posteriori”.

A tal fine risulterà di notevole ausilio predisporre liste di controllo che possibilmente tengano conto delle peculiarità operative di ciascun beneficiario del regime, dove siano analiticamente indicate, a seconda del genere di verifica programmata, tutte le attività che il funzionario doganale deve svolgere all’atto dell’accertamento, da allegare al processo vebale.

Per il regime speciale del prefinanziamento relativo alle carni bovine di cui ai codici 0201 3000 9100 e 0201 3000 9120 rimangono confermate le istruzioni impartite con nota n° 23450 del 5 settembre 2003.

Le Direzioni Regionali e le Circoscrizioni in indirizzo sono pregate di impartire urgenti disposizioni ai dipendenti uffici, vigilando sulla puntuale osservanza delle disposizioni in materia.